Datenschutzerklärung für die E‑Mail‑Kommunikation mit dem Thüringer Volkshochschulverband e. V. (TVV)

1. Wer wir sind

Thüringer Volkshochschulverband e. V. (TVV) 

Saalbahnhofstraße 27, 07743 Jena 

E-Mail: landesverband(at)vhs-th.de

Wir sind verantwortlich für den Schutz Ihrer Daten.

2. Datenschutz‑Beauftragter

Unser Datenschutz‑Beauftragter hilft Ihnen bei allen Fragen zum Datenschutz.

E-Mail: datenschutzbeauftragter(at)bsw-mail.de

3. Welche Daten wir verarbeiten

Wenn Sie uns eine E‑Mail schicken, verarbeiten wir zum Beispiel:

• Ihren Namen
• Ihre E‑Mail‑Adresse
• den Inhalt Ihrer Nachricht
• Anhänge, die Sie mitschicken
• technische Daten wie Datum, Uhrzeit und Absender
• Vertragsdaten, wenn es um Anmeldungen, Vereinbarungen oder Absprachen geht

4. Warum wir Ihre Daten verarbeiten

Wir verarbeiten Ihre Daten, um:

• Ihre Fragen zu beantworten
• Informationen auszutauschen
• Verträge vorzubereiten oder abzuschließen (z. B. Kursanmeldung per E‑Mail)
• gesetzliche Pflichten zu erfüllen
• unsere Arbeit gut organisieren zu können

5. Auf welcher Rechtsgrundlage wir das tun

Wir dürfen Ihre Daten verarbeiten, weil:

• ein Vertrag entsteht oder vorbereitet wird (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)
• wir gesetzliche Pflichten erfüllen müssen (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO)
• wir ein berechtigtes Interesse an sicherer Kommunikation haben (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
• Sie uns freiwillig zusätzliche Informationen geben (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

6. Wer Ihre Daten bekommt

Ihre Daten bleiben in der Regel beim TVV. Manchmal geben wir Daten weiter, zum Beispiel an:

• unsere IT‑Dienstleister (z. B. E‑Mail‑Provider)
• Behörden oder Gerichte, wenn wir dazu verpflichtet sind
• Steuerberater oder andere Dienstleister, wenn es nötig ist

Übermittlung in andere Länder

Wenn Ihr E‑Mail‑Anbieter außerhalb der EU sitzt, können Daten in dieses Land übertragen werden. Das passiert nach den Regeln der DSGVO (Art. 44 ff.).

7. Wie lange wir Ihre Daten speichern

• E‑Mails mit Vertragsbezug: bis zu 10 Jahre (gesetzliche Pflicht)
• Andere E‑Mails: wir löschen sie, wenn Ihr Anliegen erledigt ist

• Bewerbungen: spätestens nach 6 Monaten, wenn kein Arbeitsverhältnis entsteht

   

8. Müssen Sie Ihre Daten angeben?

Für Verträge (z. B. Kursanmeldung) brauchen wir bestimmte Daten. Ohne diese Daten können wir den Vertrag nicht abschließen. Alle anderen Angaben sind freiwillig.

9. Keine automatischen Entscheidungen

Wir treffen keine automatischen Entscheidungen über Sie. Wir machen kein Profiling.

10. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre Daten
• Berichtigung falscher Daten
• Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung der Verarbeitung
• Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit

Wenn Sie glauben, dass wir Ihre Daten nicht richtig schützen, können Sie sich beschweren bei: Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI) E-Mail: poststelle(at)datenschutz.thueringen.de

11. Sicherheit Ihrer Daten

Wir schützen Ihre Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen. Bitte beachten Sie: Unverschlüsselte E‑Mails können unsicher sein. Wenn Sie eine sichere Kommunikation möchten, sagen Sie uns Bescheid.

Version: 06/2026